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El concepto de «coffee break» se traduce literalmente como un «descanso para el café». Y eso es exactamente lo que representa: un momento para relajarse y disfrutar de una taza de café (o cualquier otra bebida energizante y refrescante). Con el transcurso del tiempo, este tipo de pausa ha evolucionado y ha adquirido un significado mucho más amplio que simplemente tomar una bebida y descansar. Muchos de nuestros clientes de nuestro catering en Mallorca nos encargan el catering para el coffee break de sus eventos empresariales por lo que conocemos este tipo de eventos a la perfección y queremos daros nuestros consejos para organizar el coffee break perfecto.

El momento perfecto

En general, se puede planificar en cualquier época del año cuando se estén llevando a cabo eventos corporativos, cursos o seminarios que se extiendan durante varias horas. La clave es hacerlo en el momento adecuado, ya que nuestra capacidad de concentración comienza a disminuir después de aproximadamente una hora y media de atención continua, por lo que ese es el momento ideal para realizar un intervalo para el café.
Este receso permite a los participantes del evento disfrutar de una pausa para tomar café y disfrutar de algunos aperitivos mientras interactúan con otros asistentes y recargan energías para la parte restante de la jornada.

 

Ten en cuenta los objetivos de incorporar un coffee

Es importante tener en cuenta los objetivos del coffee break a la hora de organizarlo

  • Brindar una oportunidad para socializar con los demás asistentes, lo que contribuye a crear un ambiente relajado.
  • Proporcionar la energía necesaria que se ha ido agotando con el paso de las horas y que resulta esencial para concluir el día con éxito.
  • Contribuir a recuperar la concentración que puede haberse dispersado con el transcurso del tiempo.

¿Cómo organizar un coffee break? Aquí tienes todos los detalles que debes considerar para que sea verdaderamente impresionante.

Si te encuentras a cargo de la organización, presta especial atención. Ahora, analizaremos todos los aspectos fundamentales que debes considerar para que tu evento sea memorable.

Preparación Previa y Post-Evento

Comenzando con la planificación, es crucial tener una estimación realista del número de asistentes. Esto te permitirá calcular la cantidad de alimentos y bebidas necesarios (generalmente, un 10% más que la cantidad de asistentes) y evaluar si dispones del espacio adecuado para mesas, sillas y personas.

Realiza tus compras de manera acorde a tus estimaciones. Una vez que tengas una idea clara de las cantidades necesarias (aproximadamente medio litro de bebida y alrededor de 5 aperitivos por persona), piensa en diversificar la oferta de comida y bebida. Aparte del café (no olvides las opciones sin lactosa y vegetales), considera la adquisición de botellas de agua. En cuanto a la comida, lo ideal es tener tanto opciones saladas como dulces. No olvides incluir platos, vasos, cubiertos y servilletas en tu lista de compras.

Respecto al momento del coffee break, es fundamental encontrar el equilibrio. Evita realizar múltiples pausas que puedan relajar en exceso a los asistentes. Por esta razón, programarlo a mitad del evento es una elección inteligente. Además, determina una duración apropiada, con 20 minutos siendo el tiempo óptimo.

No descuides la programación de las presentaciones de los ponentes antes y después del coffee break. Cada segmento del evento es valioso, por lo que es importante considerar a quiénes programar antes y después del receso. Una sugerencia efectiva es destacar a los mejores ponentes al comienzo de la jornada (pero no el primero, para que la audiencia se adapte) o después del descanso, cuando todos estén llenos de energía.

El Menú del Coffee Break: Opciones Saladas y Dulces

Finalmente, llegamos al meollo del asunto: el menú del coffee break. Para garantizar el éxito, ten en cuenta lo siguiente:

  • Opta por platos sencillos que no requieran cubiertos en su mayoría, ya que es común que los asistentes coman de pie.
  • Ofrece una variedad de opciones saladas y dulces para complacer todos los paladares.
  • Además del café, considera proporcionar bebidas adicionales, como tés o zumos, para satisfacer a todos los gustos.
  • Ten en cuenta las posibles intolerancias de los asistentes.

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